（1）学院党政办公室是学院党、政文件处理的管理部门，并负责指导学院内各部门的文件处理工作。学院内各部门不得以学院名义自行对外行文。

（2）发文办理指制发文件的过程，包括草拟、审核、审签、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。

（3）发文流程：各部门草拟文稿→学院党政办公室审核、排版、修改→拟稿部门负责人确认、签字→学院党政办公室审签→学院领导签发→拟稿部门印制文件→党政办公室复核、用印、登记、存档→拟稿部门分发文件。

2、文件审核

学院党政办公室负责排发党、政文号，审核文稿，填写发文单（见附件1）。审核文稿中遇有与相关会议精神不符或行文有较大疏漏时，文稿要返回重新起草，再送交学院办公室进行审核。

3、文件审签

（1）文稿经学院党政办公室审核修改后由拟稿部门负责人审阅并签字；

（2）签字文稿送交学院分管领导审批；

（3）文稿经分管领导审批后，学院党政办报请院长、书记签发；

（4）文件一经签发，不得更改，如需改动，应报签发人审定。

4、文件复核

文件正式印制前，学院党政办须再次进行复核。

5、文件缮印、用印、登记、分发和存档

（1）文件经复核无误后，拟稿部门负责印制文件。印制文件后要认真检查，杜绝漏页、重页现象。

（2）学院党政办公室负责文件用印、登记、分发和存档工作。

三、收文处理

1、学院党政办公室在收到文件后，要及时签收、对文件进行登记和分类，并填写信息与控制工程学院文件审批单（附件2），当天将文件送院长或党委书记进行批示。个别加急、特殊文件可先复印落实再传阅。

2、院长、党委书记拿到文件后，一般应在当天阅签。如遇特殊情况，一定要在文件所述内容截止日期的两天前阅签完毕，并及时通知党政办公室取回文件。

3、党政办公室要及时按领导批示，将文件送学院分管领导和部门进行处理，送学院其他领导进行传阅。

4、学院其他领导传阅批示后，办公室要及时将文件取回；分管领导和经办部门要按照领导批示及时阅处，事项办结后注明结果，及时将文件送还党政办公室。

5、党政办公室要随时掌握文件运行情况，以防误事或丢漏。

6、党政办公室负责对收文的存档工作。

7、学院领导和学院内各部门参加会议带回的文件资料，应及时交党政办公室按文件处理实施细则办理。